Cuidado cuando pegue
Javier Matuk

Desde que se ha generalizado el uso del correo electrónico como medio de comunicación entre personas y empresas, los problemas no han dejado de surgir. Existen varios, por supuesto, pero tal vez uno de los más delicados es el de los famosos “archivos pegados” o “attachs” como se conoce en la jerga diaria.

Como recordará, en un principio sólo era posible enviar simples textos dentro de un mensaje de correo electrónico. Estamos hablando de la era anterior a Windows, cuando las pantallas eran de un color y sólo mostraban texto. Después, con la sofisticación de las aplicaciones y nuevas velocidades de conexión disponibles, los usuarios vieron la opción de enviar archivos pegados o attachs a sus destinatarios. En realidad esto vuelve a la herramienta mucho más versátil y productiva que antes. Ahora el correo es un servicio de entrega de documentos también.

Sin embargo, la gran mayoría de usuarios no cuidan algunos detalles importantes a la hora de enviar y recibir correos con archivos o documentos pegados. Uno de los principales problemas es la proliferación de virus a través de este método. Con mala intención se puede enviar desde un archivo que simplemente borre los datos de su computadora hasta otro que busque información financiera y la envíe hasta su destinatario para fines no muy ortodoxos.

De cualquier forma, este asunto de los virus se puede llegar a controlar usando un buen programa antivirus y teniendo sentido común. Si le llega un correo con un archivo pegado que parece atractivo pero que desconoce al remitente, no lo piense más, bórrelo de inmediato.

Ahora bien, ¿cuándo revisa su correo hay veces que tarda horas en terminar? Eso se debe, generalmente, a que le han enviado archivos pegados a los mensajes y la persona que se los mandó no tiene consideración por usted. Los que se conectan a Internet en las grandes oficinas no tienen problema, ya que su acceso es rápido. Pero para la inmensa mayoría de mortales que usamos el teléfono en casa, por ejemplo, ¡puede ser desesperante!.

Antes de pegar un documento, hoja de cálculo o presentación a un correo electrónico, revise cuánto mide en kilobytes. Si no sabe como hacer esto, simplemente seleccione el nombre del archivo y con el botón derecho del ratón vea “propiedades”. Ahí saldrá el tamañao. Cualquier archivo menor a unos 250 Kb es aceptable. Nadie se desespera y nadie se queja. A partir de ese tamaño, puede ser que tenga problemas para enviar sus documentos y, lo más delicado, el destinatario para recibirlos.

Pero, ¿qué hacer? Bueno, alguna vez una persona me preguntó que como le hacía para enviar unos 100 Mb (megas) de información todos los días, a lo que le dije, “Federal Express”. El correo es bueno, pero no hace maravillas. Los sistemas de intercambio de mensajes en Internet son complejos y lentos por le método de acceso de los usuarios. Si desea enviar una gran cantidad de información a un cliente, a otra oficina o a su proveedor, lo más sensato en estos días es quemar un CD y enviarlo físicamente hasta el domicilio deseado.

Las posibilidades de que una transmisión de archivos fallen son directamente proporcionales al tamaño en kbytes del mismo. Si cree que puede enviar la última presentación de PowerPoint que “sólo” mide 4 Mb, la persona que lo recibe tendrá algunos problemas o, por lo menos, se desesperará por lo lento del proceso.

Existen algunas opciones para resolver esta situación. La primera es siempre observar los tamaños de los archivos. No mande por mandar, no crea que “no pasa nada”. Un usuario de e-mail responsable considera a sus destinatarios y no les “pega” archivos a diestra y siniestra. Otra opción es primero enviar un correo avisando que desea pegar un archivo de x tamaño y esperar a que le contesten. Como es sabido, muchos buzones de correo tienen espacio limitado y se llenan rápidamente.

La tercera opción, que es más laboriosa pero más efectiva es usar uno de los servicios de disco duro gratuito en el Web. Suscribiéndose a estos servicios, puede dejar grabados los archivos que tanto quiere enviar en un lugar intermedio. Entonces, su correo diría algo así como “Ya terminé el documento y la presentación. Están en el servicio Xdrive. Entra por ellos con el nombre y clave que conoces”.

Haciendo esto, usted como originador de la información no se llevará más tiempo, es decir, de todas formas tiene que transmitir los documentos hacia algún lugar. En vez de hacerlo directamente por e-mail, lo guarda en un espacio virtual gratuito en la red. El receptor del mensaje entonces podrá decidir en que momento quiere ir a buscar su archivo. Tal vez cuando esté leyendo su mensaje tiene urgencia por hacer algo más y no estará dispuesto a esperar a que “baje” todo el archivo, así es que al estar disponible en un disco virtual, se tienen opciones para hacerlo cuando más convenga.

Haga lo que haga, por favor no pegue archivos sin antes considerar el tamaño en bytes. No hay nada más frustrante que estar bajando su correo nuevo y tener que esperar 50 o 60 minutos por que a alguien se le ocurrió enviar las fotos de la última fiesta, “véanlas, están padrísimas” podría decir el mensaje. Sin embargo, destinó una hora a esperar ese archivo no solicitado.