Oficina portátil
Javier Matuk

¿Le gustaría poder tener acceso a su correo electrónico, agenda de citas, directorio telefónico y documentos importantes en cualquier parte de México o el mundo? Si está de viaje, ¿sería interesante conocer qué están haciendo sus empleados? Todo esto y más se puede hacer a través de Internet y minimizar el concepto de “mi jefe está de viaje, así es que sigo trabajando hasta que regrese”.

Mucho se ha escrito en Personal Computing y otras revistas sobre el concepto de “oficina virtual”, donde la presencia física en el área de oficinas no es indispensable y se puede, con sus detalles, tener el control desde otra ubicación en caso de estar de viaje o fuera visitando clientes. Existen varias formas de hacer esto; la primera es interna dentro de la organización conectando modems a los servidores principales y permitiendo la entrada desde el exterior, usando varios programas y diversidad de aplicaciones ad-hoc. Esto tiene sus ventajas y desventajas, dónde la principal es el costo de la llamada, sobre todo si está fuera de su ciudad o país.

Otra forma de contar con una “oficina virtual” casi a la medida es usando alguno de los populares servicios que ahora se ofrecen a través de Internet, donde una de las principales ventajas es que el costo de conexión será siempre más bajo que llamar por larga distancia y podrá siempre tener acceso a su oficina sin tener que cargar con una portátil pre-configurada. Recuerde que siempre podrá ingresar al Web desde cualquier computadora conectada a la red, por ejemplo, en las oficinas de su cliente foráneo.

Visitamos y usamos uno de estos servicios llamado HotOffice (www.hotoffice.com), donde aprovechamos la oferta de 30 días sin costo para efectos de evaluación. Para registrarse en el servicio, basta completar algunas pantallas con información general de la empresa, un nombre clave y los datos de los integrantes del equipo de trabajo. Para nuestro ejemplo, di de alta la empresa “sayrols” y a todos los editores de las revistas de informática del grupo, con la idea de aprovechar las ventajas del trabajo en equipo que ofrece esta solución.

Así, con todos los datos ingresados cada participante recibe un nombre corto y su clave de acceso, para que ingresen a su HotOffice desde cualquier lugar en donde se encuentren, siempre y cuando tengan acceso a Internet. Al establecer los participantes de un grupo de trabajo también se pueden definir proyectos específicos por nombre y quienes son los participantes activos de los mismos.

En resumen, los servicios que se obtienen con este producto son los siguientes:

- Agenda grupal por medio de la que se pueden planear citas y reuniones con más de un participante, a quienes se les enviarán recordatorios automáticos.

- Directorio telefónico que puede grabar los datos de sus contactos de negocios y también compartirlos con otros miembros de su grupo de trabajo.

- Area de documentos en donde puede almacenar en forma segura los documentos necesarios para llevar a cabo sus proyectos o dar seguimiento a los mismos.

- Visor en línea de los documentos, con lo que puede observar el contenido de los mismos sin tener que “bajarlos” a la computadora de donde se está conectando.

- Capacidad para “publicar” documentos y archivos en HotOffice desde las aplicaciones del Office de Microsoft. Si ya terminó su cotización en Word, por ejemplo, con un botón puede colocarla en el sistema para que otros integrantes del equipo la puedan consultar.

- Boletines electrónicos (o foros) privados, donde sólo los miembros registrados de su grupo de trabajo pueden participar exponiendo sus problemas, dudas, puntos de vista, etc.

- Pláticas en vivo, donde se pueden citar a varios integrantes del grupo de trabajo y realizar sesiones de “chat” en tiempo real. No importa donde se encuentre cada uno de los participantes.

- Correo electrónico en el Web, servicio similar a los ofrecidos por Hotmail o Yahoo Mail. A través de estas pantallas recibirá y enviará sus mensajes de correo. También puede leer el correo que le llega a otras direcciones externas a HotOffice y consolidar todos sus mensajes.

- Recordatorios para los miembros del grupo de trabajo, que se envían en forma automática a su buzón de correo, para no olvidar las citas y compromisos establecidos.

¿Qué le parece? Sin duda alguna es un concepto interesante para los ejecutivos, jefes y líderes de proyecto que necesitan una estrecha colaboración entre sus subalternos y se encuentran fuera de la oficina buena parte del tiempo. En México y otros países tal vez no estemos muy acostumbrados a este tipo de forma de trabajo, ya que podemos externar nuestras opiniones sobre un problema en particular por escrito, usando los foros incluidos, por ejemplo. Así es que si HotOffice le sirve o no será cuestión de medir las capacidades del grupo de trabajo, más que las características generales y facilidades del producto.

¿Cuánto cuesta? Actualmente, el servicio tiene un costo de $12.90 dólares por usuario al mes. ¿Vale la pena? Tiene 30 días para probarlo, ya que se ofrece un período inicial sin costo. Este tipo de soluciones a través de Internet pueden ser un buen pretexto para terminar con el eterno problema de que “se va el gato y se espantan los ratones” dentro de muchas empresas de todos tamaños en nuestro país.